Das Aufbewahren von Dokumenten ist eine Tätigkeit, die Präzision und Rechtskenntnisse erfordert. Die einschlägigen Vorschriften legen klar fest, welche Temperatur im Archiv herrschen soll und welche Luftfeuchtigkeit für die Aufbewahrung von Dokumenten angemessen ist. Die Vorschriften legen auch die Art der Bindung von Akten fest, um deren Haltbarkeit zu gewährleisten. Daher ist ein geeigneter Archivierungsstring ein wichtiger Bestandteil des Prozesses zur Sicherung und Aufbewahrung von Dokumentationen. Wie speichere ich Dokumente? Welche Dokumentenzeichenfolge sollten Sie wählen? Welche Funktionen muss es haben? Was genau ist Dokumentenschnürung? Die Antworten auf diese Fragen finden Sie im folgenden Artikel.
Wie speichere ich Dokumente? Grundregeln
Das Speichern von Dokumenten in einem Archiv dient zwei grundlegenden Zwecken. Die erste übergeordnete Aufgabe besteht darin, die angemessene Haltbarkeit von Dokumenten aufrechtzuerhalten. Die zweite besteht darin, einen einfachen Zugriff auf die benötigten Informationen zu ermöglichen.
Abhängig von der Art der Dokumentation sollten einige Informationen 5 oder 10 Jahre lang im Archiv aufbewahrt werden (Steuererklärungen, Kauf- und Verkaufsrechnungen, Buchhaltungs- und Finanzdokumente), während andere Informationen bis zu 50 Jahre lang (einschließlich persönlicher Dokumente) aufbewahrt werden sollten (z. B. Arbeitsprotokolle und Dateien). Mitarbeiter). Papier ist mit Abstand das langlebigste analoge Informationsmedium, das der Mensch erfunden hat. Damit es jedoch den Einflüssen der Zeit standhält, muss es unter geeigneten Bedingungen gelagert werden.
Es wird davon ausgegangen, dass die optimale Temperatur, die im Archiv herrschen sollte, 21-22 Grad Celsius beträgt. Ebenso wichtig ist das Fehlen plötzlicher Temperaturschwankungen, die zu Feuchtigkeitskondensation führen könnten, was wiederum zu Schäden an Dokumenten führen könnte. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die richtige Luftfeuchtigkeit, die zwischen 40 und 50 % liegt. Sowohl zu trockene als auch zu feuchte Luft können dazu führen, dass das Papier verblasst, knittert oder sich auflöst.
Wie lagere ich Dokumente richtig?
Auch auf das richtige Licht zu achten ist wichtig. Zu helles Licht kann dazu führen, dass die Tinte verblasst. Darüber hinaus sollte das Archiv über einen angemessenen Schutz vor physischen Schäden wie Überschwemmung, Feuer oder der Einwirkung giftiger Chemikalien verfügen. Dies hängt unter anderem mit der Gewährleistung eines geeigneten Belüftungs- und Luftfiltersystems im Archiv zusammen. Die Regale, auf denen Dokumente aufbewahrt werden, sollten stabil sein und einen einfachen Zugriff auf Dokumente ermöglichen. Möbel zur Aufbewahrung von Dokumenten dürfen nicht korrodieren oder schädliche Chemikalien abgeben. Ein wichtiger Aspekt ist auch die ordnungsgemäße Bindung von Dokumenten mit Schnüren. Dieses Problem wird später in diesem Artikel ausführlich besprochen.
Dokumente aufreihen – welche Eigenschaften sollte eine Zeichenfolge haben?
Welche Art von Garn eignet sich am besten als Archivschnur? Sehr häufig wird zum Nähen von Dokumenten eine Bindfadenschnur aus natürlichem Leinengarn verwendet. Es ist langlebig, zeitbeständig und dünn, was den Nähvorgang erleichtert. Sein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass es Dokumente nicht verfärbt und sie daher keiner Beschädigung aussetzt. Auch zum Binden von Dokumenten wird eine polierte Schnur verwendet, die für ein ästhetisches und langlebiges Finish sorgt.
Archivsaiten sollten vor allem langlebig, bruch- und dehnungsbeständig sein. Zu diesen Merkmalen zählen neben dem erwähnten Zwirn auch Schnüre aus Hanf-, Jute- oder Baumwollfasern. Naturgarne eignen sich perfekt zum Binden von Dokumenten mit Schnüren, da sie einen neutralen PH-Wert haben. Dadurch kommt es auch bei längerem Kontakt mit Papier nicht zu chemischen Reaktionen oder Schäden.
Dokumente Schritt für Schritt schnüren
Die Wahl der richtigen Saite ist sehr wichtig. Es lohnt sich aber auch zu lernen, wie man eine Dokumentenschnur bindet. Dokumente, die zum Schnüren vorgesehen sind, sollten in der entsprechenden Reihenfolge angeordnet werden. Dann falten Sie sie entlang der langen Kante in zwei Hälften. Ziehen Sie die Schnur durch die Mitte der Dokumente und bilden Sie eine Schlaufe, die den gesamten Dokumentenstapel abdeckt.
Um einen ausreichenden Schutz zu erreichen, muss der Vorgang mehrmals wiederholt werden. Eine alternative Methode besteht darin, Akten mit einer Schnur und einer Nadel zusammenzuheften. Organisierte Dokumente sollten in einem gleichmäßigen Stapel angeordnet werden. Ziehen Sie die Schnur mit einer Nadel durch alle Dokumente und halten Sie dabei einen angemessenen Abstand zum Rand ein, um die Dokumente nicht zu beschädigen. Dann müssen Sie die Nadel im Abstand von einigen Zentimetern wieder bis zur Spitze des Stapels einstechen und die Schnüre mit einem Knoten verbinden.