Przechowywanie dokumentów to zajęcie wymagające precyzji, a także wiedzy z zakresu prawa. Odpowiednie przepisy jasno określają, jaka powinna panować temperatura w archiwum, jaka jest odpowiednia dla przechowywania dokumentów wilgotność powietrza. Przepisy precyzują również sposób wiązania akt, który ma zapewnić im odpowiednią trwałość. Dlatego odpowiedni sznurek do archiwizacji to istotny element procesu zabezpieczania i przechowywania dokumentacji. Jak przechowywać dokumenty? Jaki sznurek do dokumentów wybrać? Jakie cechy musi posiadać? Na czym dokładnie polega sznurowanie dokumentów? Odpowiedzi na te pytanie znajdują się w poniższym artykule.
Jak przechowywać dokumenty? Podstawowe zasady
Przechowywanie dokumentów w archiwum ma dwa podstawowe cele. Pierwszym nadrzędnym zadaniem jest zachowanie odpowiedniej trwałości dokumentów. Drugim jest zapewnienie łatwego dostępu do potrzebnych informacji.
W zależności od klasy dokumentacji niektóre informacje należy przechowywać w archiwum 5, 10 lat (deklaracje podatkowe, faktury zakupu i sprzedaży, dokumenty księgowe i finansowe), niektóre natomiast nawet 50 lat (m.in. dokumenty personalne takie jak dzienniki pracy, a także kartoteki pracownicze). Papier jest jak dotąd najtrwalszym wynalezionym przez człowieka analogowym nośnikiem informacji. Jednak, aby opierał się on działaniu czasu, musi być przechowywany w odpowiednich warunkach.
Przyjmuje się, że optymalna temperatura, jaka powinna panować w archiwum, to 21-22 stopnie Celsjusza. Równie istotny jest również brak nagłych wahań temperatury, które mogłyby prowadzić do kondensacji wilgoci, która z kolei mogłaby skutkować uszkodzeniem dokumentów. Kolejnym istotnym czynnikiem jest odpowiedni poziom wilgotności, oscylujący między 40 a 50%. Zarówno zbyt suche powietrze, jak i powietrze zbyt wilgotne mogą prowadzić do wyblaknięcia, załamań lub rozwinięcia się papieru.
Jak odpowiednio przechowywać dokumenty?
Istotna jest także dbałość o odpowiednio światło. Zbyt jaskrawe oświetlenie może prowadzić do blaknięcia atramentu. Ponadto archiwum powinno posiadać odpowiednie zabezpieczenia przed zniszczeniem fizycznym, takim jak zalanie, pożar czy ekspozycja na toksyczne substancje chemiczne. Wiąże się to poniekąd z zapewnieniem w archiwum odpowiedniego systemu wentylacji i filtracji powietrza. Regały, na których są przechowywane dokumenty, powinny być stabilne, umożliwiać swobodny dostęp do dokumentów. Meble do przechowywania dokumentów nie mogą ulegać korozji czy też emitować szkodliwych substancji chemicznych. Istotnym aspektem jest również odpowiednie wiązanie dokumentów sznurkiem. Ta kwestia zostanie omówiona szczegółowo w dalszej części artykułu.
Sznurowanie dokumentów – jakie cechy powinien posiadać sznurek?
Jaki rodzaj przędzy sprawdzi się najlepiej jako sznurek do archiwizacji? Bardzo często do szycia dokumentów wykorzystywany jest sznurek typu dratwa, wykonany z naturalnej przędzy lnianej. Jest wytrzymały, odporny na upływ czas i cienki, co ułatwia sam proces szycia. Jego istotną zaletą jest to, że nie barwi on dokumentów, a tym samym nie naraża ich na uszkodzenie. Do wiązania dokumentów używana jest również dratwa nabłyszczana, która zapewnia estetyczne i trwałe wykończenie.
Sznurki archiwalne powinny być przede wszystkim trwałe, odporne na zrywanie oraz rozciąganie. Te cechy posiadają oprócz wspomnianej dratwy również sznurki wykonane z włókien konopi, juty czy też bawełny. Naturalne przędze doskonale sprawdzają się przy wiązaniu dokumentów sznurkiem, gdyż posiadają neutralne PH. Dzięki temu nawet ich długotrwały kontakt z papierem nie wywołuje reakcji chemicznych oraz uszkodzeń.
Sznurowanie dokumentów krok po kroku
Wybór odpowiedniego sznurka jest bardzo istotny. Ale warto dowiedzieć się również, jak wygląda wiązanie sznurka do dokumentów. Dokumenty przeznaczone do sznurowania należy ułożyć w odpowiedniej kolejności. Następnie należy złożyć je na pół wzdłuż długiej krawędzi. Przez środek dokumentów należy przeciągnąć sznurek i zrobić z niego pętlę, która obejmie cały plik dokumentów.
Proces należy powtórzyć kilkakrotnie, aby uzyskać odpowiednie zabezpieczenie. Alternatywną metodą jest zszywanie akt za pomocą sznurka i igły. Uporządkowane dokumenty należy ułożyć w równy stos. Za pomocą igły należy przeciągnąć sznurek przez wszystkie dokumenty, zachowując odpowiedni odstęp od brzegu, by nie uszkodzić dokumentów. Następnie należy przebić się igłą z powrotem na wierzch stosu w odległości kilku centymetrów i połączyć sznurki za pomocą węzła.